介護ソフトの乗り換え手順と注意点｜契約・データ移行・請求月の切り替え【2026年】

乗り換えの流れ

乗り換えは、次の順に進めると抜けが出にくくなります。

たとえば「11月サービス提供分から新しいソフトで請求する」場合の流れは次のとおりです（2026年9月26日時点の請求の決まりをもとにした一般的な例）。

1. 今の契約を確かめる

乗り換えを決めたら、まず今のソフトの契約書と利用規約で次を確かめます。

• 契約期間と自動更新。 年単位の契約や、複数年の契約を前提にした料金もあります
• 解約の予告期間。 「◯か月前までに申し出る」といった決まりがあると、切り替えたい月から逆算して申し出る必要があります
• 解約時の費用。 残りの期間の料金や違約金がかかるか
• 解約後のデータの扱い。 解約後にいつまでログインできるか、データはいつ消されるか、書き出しに費用がかかるか
• 端末のリースや保守の契約。 ソフトとは別の契約になっていることがあります

当サイトに掲載している介護ソフトにも、3年契約で換算した月額を示す製品や、違約金なしと案内する製品があり、契約の条件は製品ごとに違います。新しいソフトを選ぶときも、同じ項目を先に確かめておくと次の乗り換えで困りません。料金の比べ方は介護ソフトの料金の記事にまとめています。

2. データの移し方と、旧データの保存

移すデータと、移すときに確かめることを整理します。

どのデータをどの形式（CSV、PDFなど）で移せるか、移行の手伝いがあるか、その費用はいくらかは、旧ソフトと新しいソフトの組み合わせで変わります。両方の提供元に確かめてください。利用者の個人情報を受け渡すので、データの受け渡し方法と、作業後に不要なファイルを消す手順も決めておきます。

記録の保存期間

介護サービスの記録は、決められた期間の保存が必要です。国の基準（指定居宅サービス等の事業の人員、設備及び運営に関する基準）では、たとえば訪問介護の計画や提供した具体的なサービスの内容の記録を、その完結の日から2年間保存するとしています。一方、川崎市は条例で5年と定めていて、電子文書による保存もできると案内しています。保存期間は指定を受けている自治体の条例で決まるため、自分の自治体の基準で確かめてください。起算点や自治体ごとの例は介護記録の保存期間で整理しています。

ソフトを解約すると、過去の記録を画面で見られなくなることがあります。解約する前に、保存期間ぶんの記録と請求の履歴を、PDFなど後から読める形で書き出しておきます。

3. 切り替える月を決める

介護給付費の請求は、各月分を翌月10日までに国保連に行う決まりです。岐阜県国保連の案内では、インターネット請求は毎月1日から10日の23時30分まで送信できます。そのため、「◯月サービス提供分から新しいソフト」と月の区切りで切り替えるのが基本です。月の途中から新しいソフトで入力を始める場合も、その月の分をどちらのソフトで請求するかを決めておきます。

切り替えの前後で気をつけることは次のとおりです。

• 請求の重複に注意する。 岐阜県国保連の問い合わせ集では、すでに送った明細を含めて送り直すと重複エラーになると案内されています。旧ソフトで請求した月の分を、新しいソフトから重ねて送らないようにします
• 締め切り後の誤りは取り消せない。 10日の締め切り後は請求を取り消せず、月末の審査結果を待って、返戻になった分は翌月以降に正しく再請求し、返戻にならなかった分は保険者に過誤を申し立てる、と案内されています
• 返戻・月遅れの請求をどちらのソフトで出すかを決める。 旧ソフトの月の分が返戻になったとき、再請求を旧ソフトで出すのか、新しいソフトに入力し直すのかを先に決めます。旧ソフトで出すなら、その間は解約しないでおきます
• 忙しい時期を避ける。 月初の請求期間や、報酬改定の直後（ソフトの更新や加算の設定の見直しが重なる）は、切り替えの時期に向きません

4. 請求（伝送）の準備

新しいソフトで国保連に請求できるように、伝送の準備をします。

5. 並行運用・職員への説明・連携先への連絡

• 並行して入力する期間を置く。 切り替え前の月に、同じ実績を新しいソフトにも入力して、請求の金額が旧ソフトと合うかを照らし合わせると、加算や負担割合の設定漏れに気づけます
• 職員に説明する。 記録を入力する職員と請求を担当する職員で、覚えることが違います。いつから新しいソフトに入力するのか、旧ソフトはいつまで見られるのかを伝えます
• 連携先に知らせる。 居宅介護支援事業所とサービス事業所の間で提供票や実績をやり取りしている場合は、切り替えの時期と方法を相手に知らせます

ケアプランデータ連携システムを使っている場合は、新しいソフトがケアプランデータ連携に対応しているかを確かめます。国保中央会は2026年8月31日にベンダ試験の完了結果を公表していますが、標準仕様に準じたCSVの出力・取り込みの機能はベンダにより異なる場合があるとしています。また、ケアプランデータ連携システムは令和9年1月に介護WEBサービスへ移行する予定で（具体的な期日は改めて周知）、移行後は標準仕様の第4.1版か第5.0版に対応した介護ソフトでなければ連携できません。詳しくはケアプランデータ連携システムの記事とケアプランデータ連携に対応した介護ソフトの記事を見てください。LIFEへのデータ提出も、新しいソフトからどう出力するかを確かめます（LIFEの記事）。

2026年9月26日時点で当サイトに掲載している介護ソフト86本は、いずれもこの試験完了結果に載っています。対象サービス種別や料金で候補を比べるなら介護ソフトの比較を使ってください。

順位	ツール	スコア	料金	無料で試せる	対象	第三者認証
1	ケア樹	5.0	月額制	あり	施設系・通所系・訪問系・居宅介護支援	記載なし
2	まもる君クラウド	4.5	¥7,800／月〜（月額制）	あり	施設系・通所系・訪問系・居宅介護支援・福祉用具貸与	ISMS
3	カイポケ	4.0	月額制	あり	施設系・通所系・訪問系・居宅介護支援・訪問看護・障害福祉・福祉用具貸与	Pマーク
4	ナーシングネットプラスワン	4.0	¥8,000／月〜（月額制）	あり	施設系・通所系・訪問系・居宅介護支援・訪問看護・障害福祉・福祉用具貸与	記載なし
5	ファーストケア	4.0	要問い合わせ	あり	施設系・通所系・訪問系・居宅介護支援・訪問看護	Pマーク
6	Blue Ocean Note	3.5	記載なし	あり	施設系・通所系・訪問系・居宅介護支援・訪問看護・障害福祉・地域包括支援センター	Pマーク
7	CAREKARTE（ケアカルテ）	3.5	要問い合わせ	記載なし	施設系・通所系・訪問系・居宅介護支援・訪問看護・障害福祉・福祉用具貸与	ISMS
8	Canbill Neo	3.5	¥3,000／月〜（月額制）	あり	施設系・通所系・訪問系・居宅介護支援・福祉用具貸与	Pマーク・ISMS
9	Colibri（コリブリ）	3.5	¥20,000／月〜（月額制）	記載なし	訪問系・訪問看護・障害福祉	記載なし
10	FlowersNEXT	3.5	要問い合わせ	記載なし	施設系・通所系・訪問系・居宅介護支援・訪問看護・福祉用具貸与	Pマーク

編集部スコア順（2026年11月5日時点）。当てはまる86本のうち10本を表示。スコアは機能の優劣ではなく、選ぶための公開情報がそろっているかの目安です（採点方法）。

当てはまる86本をすべて見る

よくある質問

月の途中で介護ソフトを乗り換えられますか？

入力を始める日は月の途中でもかまいませんが、請求は各月分を翌月10日までにまとめて行うため、「◯月サービス提供分からは新しいソフトで請求する」と月の区切りで決めるのが基本です。同じ月の分を両方のソフトから送ると重複エラーになるため、どちらで請求するかを先に決めておきます。

ソフトを替えると、電子証明書を取り直す必要がありますか？

電子証明書は事業所ごと（ログインIDごと）に発行され、有効期間は3年です。岐阜県国保連の問い合わせ集では、パソコンを買い替えても有効期限内の証明書なら再びインストールでき、事業所番号が変わった場合は新しく取得が必要とされています。新しいソフトでの設定方法は提供元に確認してください。

旧ソフトはいつ解約すればいいですか？

旧ソフトで出した最後の月の請求の審査結果が出て、返戻の再請求や過誤の申し立ての方針が決まり、保存期間ぶんの記録と請求の履歴を書き出してからにします。解約の予告期間があるので、その日から逆算して申し出ます。

過去の記録は新しいソフトに移さないといけませんか？

すべてを移す必要はありませんが、記録は決められた期間の保存が必要です（国の基準では2年、川崎市のように条例で5年としている自治体もあります）。新しいソフトに移せない分は、旧ソフトからPDFなど後から読める形で書き出して保存しておきます。