運営指導とは｜介護事業所が見られる確認文書・頻度・当日の流れと準備【2026年】

運営指導とは：行政指導としての「指導」

運営指導は、介護保険法第23条（市町村）と第24条（厚生労働大臣・都道府県知事）の権限で、事業所に書類の提示や説明を求めて行う指導です。運営指導マニュアルは、これを行政手続法上の行政指導と位置づけ、相手方の任意の協力によって行うもので、立入検査の権限は含まないと説明しています。

国の指導指針では、指導は「集団指導」と「運営指導」の2つの形で行います。

マニュアルは、集団指導で伝えた内容は運営指導でも確認のポイントになるとし、集団指導に参加しない事業所などには優先的に運営指導を行うよう計画することを自治体に求めています。集団指導の資料や動画には、目を通しておくことが運営指導への備えになります。

「実地指導」との違い

運営指導の仕組みは、以前の実地指導のやり方を見直して整えられました。厚生労働省は令和4年3月31日に「介護保険施設等指導指針」を定め（実地指導の標準化・効率化を進める観点からと説明）、同日に「介護保険施設等運営指導マニュアル」を通知しました。それまでの「介護保険施設等実地指導マニュアル」（平成19年・平成22年改訂版）は、この通知で廃止されています。指導指針はその後、令和6年3月26日に一部改正され、運営指導マニュアルは令和6年7月4日に改訂されました。2026年10月9日時点で厚生労働省の「介護保険制度等における指導監督」のページに載っている最終改正は、この2つです。

運営指導の頻度：指定の有効期間内に1回以上

運営指導は、原則として指定（許可）の有効期間内に少なくとも1回以上行われます。介護保険法では、居宅サービスの指定は6年ごとに更新を受けなければ効力を失うと定められ（第70条の2）、居宅介護支援（第79条の2）、介護老人福祉施設（第86条の2）、介護老人保健施設の許可（第94条の2）なども同じく6年ごとの更新です。自治体は地域の状況に応じて、毎年、新規指定時、更新時、報酬改定時などに回数を増やすこともできます。

次のサービスは利用者の生活の場であることを重視して、3年に1回以上の頻度で行うことが望ましいとされています。

実際の実施状況について、厚生労働省が公表した令和6年度の集計では、運営指導を実施した事業所は50,424で、自治体の所管事業所数に対する実施率は16.2%（前年度16.1%）でした。

運営指導の通知：原則1月前までに文書で

都道府県・市町村は、運営指導の対象を決めたら、原則として実施日の1月前までに、次の6つを文書で事業所に通知します。

1. 運営指導の根拠規定と目的
2. 日時と場所
3. 指導担当者
4. 事業所の出席者（役職名などでよい）
5. 準備すべき書類など
6. 当日の進め方・流れ（運営指導の形態、スケジュールなど）

高齢者虐待が疑われるなど、前もって通知すると日常のサービスの状況を確かめられない場合は、事前の通知なしに、指導の開始時に同じ内容を文書で通知して行うことがあります。高齢者虐待などで利用者の生命・身体に危害の疑いがある場合は、運営指導ではなく、事前の通告なしの監査（立入検査）になります。

当日の出席者は、通知に書いた人に限られません。指導指針は、実情に詳しい従業者や、法人の労務・会計の担当者が同席してもよいとしています。

運営指導で見られること：3つの指導

運営指導は、次の3種類の指導からなります。通常は同じ日に行われますが、時期を分けて行うこともでき、その場合は3種類すべてを終えて運営指導を行ったことになります。

施設・設備や利用者の様子以外の、現地でなくても確かめられる内容（最低基準等運営体制指導と報酬請求指導）は、情報セキュリティの確保を前提に、オンライン会議システムなどで行うことができます。ただし事業所の理解が必要で、過度な負担にならないよう配慮すること、その方法を強制しないことが求められています。

確認項目と確認文書：運営指導で準備する書類

運営指導では、国が運営指導マニュアルの別添でサービス種別ごとに定めた「確認項目」と「確認文書」に基づいて確認します。指導指針は、介護サービスの実施状況指導と最低基準等運営体制指導について、確認項目以外は特段の事情がない限り確認せず、確認文書以外の文書は原則として求めないとしています。

確認項目は、「個別サービスの質に関する事項」と「個別サービスの質を確保するための体制に関する事項」の2つに分かれています。たとえば訪問介護では、次のような確認文書が挙がっています。

別添は、確認文書として複数の例が挙がっている場合、その1つで確かめられれば複数を求める必要はないこと、例示した文書のうち運営基準に明記されていないものは、無くても基準違反にはならないことも書いています。勤務の記録の作り方は勤務形態一覧表の記事、委員会の記録は虐待防止委員会と身体拘束適正化委員会の記事で扱っています。

加算については確認文書に限らず、それぞれの算定要件にかかわる文書で要件に合っているかを確認すると、マニュアルは説明しています。厚生労働省は、事業所が加算を定期的に自己点検するための「各種加算等自己点検シート」（令和6年報酬改定対応版）を、訪問介護・通所介護・居宅介護支援など居宅サービスと居宅介護支援について公開しています。

書類の範囲：前年度から直近まで、利用者は原則3名以内

指導指針と運営指導マニュアルは、準備する書類の範囲も絞っています。

• 期間: 原則として、運営指導を行う年度の前年度から直近（おおむね1月程度前まで）の実績にかかるもの
• 利用者の記録: 特に必要と判断される場合を除き、原則3名以内。居宅介護支援事業所は、介護支援専門員1人あたり1〜2名の利用者
• 部数: 事前・当日に提出する資料や書類の写しは1部。指定時・更新時・変更時に自治体へ出した文書は再提出を求めない

ただし、保存すべき書類が無いなど不明な点が見つかると、それより前の状況まで確認され、監査に移ることがあります。記録をどれだけの期間保存するかは自治体の条例で違うため、介護記録の保存期間で確かめてください。

電子の記録は画面で見せればよい

指導指針は、事業所が書面に代えて電磁的記録（電子データ）で管理している書類は、ディスプレイ上で内容を確認し、別に印刷した書類の準備や提出は求めないとしています。運営指導マニュアルも、電子で管理している場合は、行政の担当者が事業所の担当者の説明を受けながら画面に映した文書を閲覧する方法で確認するよう求めています。

そのため、介護ソフトなどで記録・計画書・勤務の実績を電子で管理している事業所は、次の点を当日までに確かめておくと、画面で説明しやすくなります。

• 確認文書の一覧に沿って、どの記録がどのソフトのどの画面にあるか
• 前年度から直近までの記録を、利用者・期間で絞って呼び出せるか
• 計画書や重要事項説明書で、利用者・家族の同意があったことが分かる形になっているか
• 担当者が画面を操作しながら説明できるか（端末と、個人情報を扱える個室）

記録を電子で作り・保存するときの根拠と守るガイドラインは介護記録の電子化にまとめました。介護ソフトの比べ方は介護ソフトの選び方、すべての製品は介護ソフトのカテゴリで見られます。

運営指導の当日の流れと所要時間

運営指導マニュアルが示す標準的な流れは次のとおりです。

1. 1実施の通知原則1月前まで。6つの事項を文書で
2. 2事前確認事前提出資料・自己点検の結果
3. 3当日の確認巡回、利用者3名程度、体制、報酬請求
4. 4結果の伝達良い点と、指摘事項・過誤調整
5. 5指導結果の通知改善が要る事項などを後日文書で
6. 6改善の報告通知された事項を文書で報告

当日は、施設・設備のあるサービスでは平面図を見ながら施設の中を回り、利用者の様子を確かめます。報酬請求指導では、加算・減算の考え方と実施状況、請求の内容について関係書類で事業所から説明を受け、基本報酬も確認します。結果の伝達では、事業所の取り組みの良い点も伝えることになっています。

所要時間について、指導指針は確認項目を踏まえて1事業所あたりの所要時間をできる限り短くするよう求めています。運営指導マニュアルは「通常３時間程度で行われている運営指導」を例に、3種類の指導を時期を分けて行っても合計の時間が同程度になるよう計画し、計画した時間を超えないよう注意することを自治体に求めています。

事前の自己点検について、マニュアルは、少なくとも確認項目・確認文書の範囲は事業所自身で点検すべきものとし、業務管理体制の法令遵守責任者の指揮のもとで自己点検を行うことが期待されるとしています。自己点検のチェックシートを用意している自治体もあるので、通知に書かれた「準備すべき書類等」とあわせて、所管の都道府県・市町村の様式を確かめてください。

指摘を受けたら：改善報告と過誤調整

運営指導の結果、人員・設備・運営で改善が必要な事項がある場合や、報酬の請求に不正には当たらない軽微な誤りがあり過誤による調整が必要な場合は、後日、文書で通知されます。事業所は、通知された事項について文書で報告を求められます。

報酬の請求の誤りの扱いは、運営指導マニュアルで次のように整理されています。

• 単なる請求の誤り（加算の算定要件を一つでも満たしていなかったなど）: 自己点検をしたうえで過誤調整を行うよう指導される
• 不正請求、またはその疑い（架空の請求、人員が足りないのに要件を満たすと偽った加算の請求など）: 運営指導から監査に切り替えて事実を確認する。返還は介護保険法第22条第3項の徴収金になる
• 運営基準の違反だけ: マニュアルは、運営基準に違反したことだけを理由に基本報酬の返還や過誤調整を求めることはできないとし、例として、サービス提供記録が無いという事実だけでは基本報酬の返還を求める根拠にならないと書いています

運営指導と監査の違い

運営指導の途中で次のいずれかに当たると分かった場合は、運営指導を中止して直ちに監査に変わります（指導指針 第6）。

1. 人員・設備・運営の基準に従っていない状況が著しい、またはその疑いがある
2. 介護報酬の請求で不正を行っている、またはその疑いがある
3. 不正の手段で指定を受けている、またはその疑いがある
4. 高齢者虐待などで利用者の生命・身体の安全に危害を及ぼしている、またはその疑いがある

運営指導

支援を基本とする行政指導

• 根拠は介護保険法第23条・第24条
• 原則1月前までに文書で通知
• 立入検査の権限は無い
• 改善の指導、過誤調整の指導

監査

事実を確かめる調査

• 根拠は介護保険法第76条など
• 通知は監査の開始時でよい
• 立入検査ができる
• 勧告・命令・指定取消などにつながる

令和6年4月5日に出た「介護保険施設等に対する監査マニュアル」（介護保険最新情報Vol.1249）は、監査の実施通知は事前に行う必要はなく当日でもよいこと、運営指導の途中で監査に移る場合は口頭で通告したうえで行うことを説明しています。厚生労働省の令和6年度の集計では、監査は1,190件、指定取消などの行政処分は158件（うち指定取消59件）で、処分の理由は多い順に不正請求、法令違反、人格尊重義務違反、虚偽答弁でした。

運営指導に備えて、日ごろからそろえておくもの

運営指導は確認項目と確認文書に沿って進むため、備えは日々の記録をその形で残しておくことです。

• 管理者: 確認項目の一覧で自分の事業所のサービス種別のページを開き、体制の項目（運営規程、業務継続計画、委員会、研修、苦情・事故の記録）がそろっているかを点検する。人員配置と運営の備えは管理者・施設長向けのページにまとめています
• 事務・請求の担当: 算定している加算ごとに要件の根拠になる書類をまとめ、厚生労働省の自己点検シートで定期的に点検する。請求まわりのツールは事務・請求担当向けのページで探せます
• 記録を電子で管理している場合: 前年度から直近までの記録を画面で呼び出し、同意や実施の記録が見せられるか、事前に一度通しで確かめる

よくある質問

運営指導はどのくらいの頻度で来ますか？

国の指導指針では、原則として指定の有効期間（6年）内に少なくとも1回以上です。介護老人福祉施設・介護老人保健施設・介護医療院、認知症対応型共同生活介護、特定施設入居者生活介護などは、3年に1回以上が望ましいとされています。自治体によっては毎年や新規指定時などに回数を増やすことがあるため、所管の自治体の実施方針も確かめてください。

運営指導は抜き打ちで来ることがありますか？

原則として実施日の1月前までに文書で通知されます。ただし、高齢者虐待が疑われるなど、前もって通知すると日常のサービスの状況を確かめられない場合は、指導の開始時に文書で通知して行うことがあります。虐待などで利用者の生命・身体に危害の疑いがある場合は、事前の通告なしに監査が行われます。

電子で管理している記録は、印刷して用意しないといけませんか？

いいえ。国の指導指針は、書面に代えて電磁的記録で管理している書類はディスプレイ上で内容を確認し、印刷した書類の準備や提出は求めないとしています。画面で呼び出して説明できるよう、端末と操作する担当者を用意しておきます。

運営指導はオンラインで受けられますか？

人員・運営の体制を見る最低基準等運営体制指導と、加算などを見る報酬請求指導は、情報セキュリティの確保を前提にオンライン会議システムなどで行うことができます。施設・設備や利用者の様子を見る介護サービスの実施状況指導は、現地で行われます。オンラインで行うには事業所の理解が必要で、その方法を強制しないこととされています。